Kunde zahlt nicht: der Fahrplan für Agenturen

Die Rechnung ist seit sechs Wochen raus, 4.800 Euro für den Relaunch, den der Kunde im Kick-off noch euphorisch abgenommen hat. Auf die erste freundliche Erinnerung kam ein „Kommt diese Woche", auf die zweite gar nichts mehr. Jetzt ist der Freelancer, den du für das Projekt dazugeholt hast, seinerseits fällig – und dein Geschäftskonto sagt, dass sich beides nicht gleichzeitig ausgeht. Willkommen in der unangenehmsten Realität des Agenturalltags: Nicht der Auftrag, den du nicht bekommst, bringt dich in Bedrängnis, sondern der, den du geliefert hast und für den niemand zahlt.

Für kleine Agenturen mit einer Handvoll Leuten ist eine offene Forderung kein Buchhaltungsdetail, sondern ein Liquiditätsproblem mit Ansage. Du hast die Arbeit vorfinanziert – Zeit, Tools, oft Subunternehmer –, und wenn ein einziger größerer Betrag ausbleibt, wackelt die ganze Monatsplanung. Dieser Beitrag zeigt dir, was rechtlich gilt, was du bei Verzug tatsächlich verlangen darfst und mit welchem Fahrplan du von der freundlichen Erinnerung bis zum Vollstreckungsbescheid kommst. Es ist eine journalistische Einordnung und keine Rechtsberatung – für den konkreten Fall gehört eine Anwältin oder ein Anwalt hinzu.

Kunde zahlt nicht – warum das kleine Agenturen härter trifft

Ein Konzern verkraftet eine überfällige Rechnung, weil er Rücklagen und eine Rechtsabteilung hat. Eine Drei-Personen-Agentur verkraftet sie nicht so leicht, weil dieselbe Summe hier den Unterschied zwischen „Gehälter sind drin" und „diesen Monat wird es knapp" ausmacht. Genau deshalb ist ein professionelles Forderungsmanagement kein Zeichen von Misstrauen gegenüber Kunden, sondern schlicht Selbstschutz.

Die gute Nachricht: Das deutsche Recht steht klar auf deiner Seite. Wer eine Leistung erbracht und ordnungsgemäß in Rechnung gestellt hat, hat einen durchsetzbaren Zahlungsanspruch – inklusive Zinsen und Pauschale, sobald der Kunde in Verzug gerät. Die schlechte Nachricht: Diese Rechte nützen dir nur, wenn du sie kennst und konsequent geltend machst. Viele Agenturen verzichten aus Angst, den Kunden zu verärgern, auf Zinsen und Mahnungen – und trainieren ihre Kunden damit unfreiwillig zur schlechten Zahlungsmoral.

Zahlungsziel, Fälligkeit, Verzug: die drei Begriffe, die zählen

Bevor du mahnst, musst du drei Begriffe sauber auseinanderhalten, denn sie entscheiden darüber, ab wann du Geld obendrauf verlangen kannst.

Wann eine Forderung fällig wird

Fällig ist eine Forderung, wenn du die Zahlung verlangen kannst. Hast du ein Zahlungsziel vereinbart – etwa „zahlbar innerhalb von 14 Tagen" –, wird die Rechnung mit Ablauf dieser Frist fällig. Ohne Vereinbarung ist die Vergütung nach Abnahme der Leistung sofort fällig. Wichtig: Fälligkeit allein bedeutet noch nicht, dass Zinsen laufen. Dafür braucht es den Verzug.

Wann der Verzug beginnt

Verzug tritt in der Regel durch eine Mahnung nach Fälligkeit ein (§ 286 Abs. 1 BGB). Es gibt aber Fälle, in denen du gar nicht mahnen musst: Ist ein kalendermäßig bestimmter Zahlungstermin vereinbart – ein festes Datum –, gerät der Kunde automatisch in Verzug, wenn er ihn verstreichen lässt (§ 286 Abs. 2 BGB). Und selbst ohne all das greift die 30-Tage-Regel: Nach § 286 Abs. 3 BGB kommt der Schuldner einer Entgeltforderung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen hast – ein kleiner Satz, der sich lohnt. Für dich als Agentur heißt das: Selbst wenn du vergisst zu mahnen, läuft die Uhr spätestens einen Monat nach Rechnungszugang.

Was du bei Verzug verlangen darfst

Sobald der Kunde im Verzug ist, wird deine Forderung teurer für ihn – und das ist gewollt. Du darfst Verzugszinsen berechnen. Deren Höhe knüpft an den Basiszinssatz nach § 247 BGB an, den die Deutsche Bundesbank halbjährlich festlegt; zum 1. Januar 2026 liegt er bei 1,27 Prozent. Bei Geschäften zwischen Unternehmen kommen nach § 288 Abs. 2 BGB neun Prozentpunkte obendrauf – das ergibt aktuell 10,27 Prozent im Jahr. Ist dein Kunde ein Verbraucher, sind es fünf Prozentpunkte über dem Basiszins, also 6,27 Prozent. Für einen B2B-Kunden, der 4.800 Euro drei Monate zu spät zahlt, sind das rund 123 Euro Zinsen – nicht die große Rettung, aber ein spürbares Signal.

Der zweite, oft vergessene Hebel ist wirkungsvoller: Nach § 288 Abs. 5 BGB hast du gegenüber einem Schuldner, der kein Verbraucher ist, bei Verzug einer Entgeltforderung Anspruch auf eine Pauschale von 40 Euro – automatisch, ohne Nachweis eines Schadens, und pro Forderung. Diese Pauschale soll den Aufwand des Mahnens abgelten und wird auf spätere Rechtsverfolgungskosten angerechnet. Für dich ist sie vor allem ein psychologisches Werkzeug: Ein Kunde, der weiß, dass jede verspätete Rechnung ihn zusätzlich 40 Euro kostet, überlegt sich das Liegenlassen zweimal.

Der Eskalations-Fahrplan: von der Erinnerung zum Mahnbescheid

Der wichtigste Grundsatz beim Eintreiben: konsequent, aber gestuft. Nicht jeder überfällige Betrag braucht sofort den Anwalt, aber jede Stufe sollte verbindlicher werden als die vorige.

Beginne mit einer freundlichen Zahlungserinnerung, sobald das Zahlungsziel überschritten ist. Sie ist noch keine Mahnung im rechtlichen Sinn, klärt aber oft ein schlichtes Versehen. Bleibt sie folgenlos, folgt die erste förmliche Mahnung mit klarer neuer Frist – ein konkretes Datum, keine schwammige Formulierung. Spätestens hier weist du auf Verzugszinsen und die 40-Euro-Pauschale hin. Reagiert der Kunde weiterhin nicht, brauchst du entgegen einem verbreiteten Irrtum keine „dritte Mahnung": Eine einzige Mahnung nach Fälligkeit genügt rechtlich, um in Verzug zu setzen. Weitere Mahnungen sind höflich, aber nicht Pflicht.

Zahlt der Kunde trotzdem nicht, ist das gerichtliche Mahnverfahren dein schärfstes und zugleich günstigstes Schwert. Du beantragst online beim zuständigen Mahngericht einen Mahnbescheid; die Kosten richten sich nach der Forderungshöhe und trägt am Ende der Schuldner. Legt er keinen Widerspruch ein, folgt der Vollstreckungsbescheid – ein Titel, aus dem du 30 Jahre lang vollstrecken kannst. Das Verfahren ist bewusst schlank gehalten und funktioniert ohne Anwalt, solange der Anspruch unstrittig ist. Was du dabei nie aus dem Blick verlieren darfst, ist die Verjährung: Die regelmäßige Frist beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Eine Rechnung aus dem Jahr 2026 verjährt also Ende 2029 – wer eine offene Forderung jahrelang „später mal" verfolgen will, riskiert, dass sie irgendwann wertlos ist.

Vorbeugen ist billiger: so sicherst du dich ab

Das beste Forderungsmanagement ist das, das gar nicht erst zum Mahnbescheid führen muss. Der stärkste Hebel dafür sind Abschlagszahlungen: Vereinbare bei Projekten ab einer gewissen Größe eine Anzahlung vor Beginn und eine Zwischenrechnung nach definierten Meilensteinen. Wer schon ein Drittel des Honorars im Haus hat, bevor die eigentliche Arbeit losgeht, trägt ein deutlich kleineres Ausfallrisiko – und filtert nebenbei die Kunden heraus, die von vornherein nicht zahlen wollen.

Ebenso wirksam ist der Umgang mit Nutzungsrechten. Übertrage die Rechte an deinem Werk – Code, Design, Texte – erst mit vollständiger Bezahlung. Solange die Rechnung offen ist, nutzt der Kunde deine Leistung dann nur geduldet, was deine Verhandlungsposition erheblich stärkt. Halte das sauber in deinen AGB oder im Angebot fest, zusammen mit klaren Zahlungszielen, dem Hinweis auf die 30-Tage-Regel und Verzugsfolgen. Eine ordentliche, prüffähige Rechnung gehört ebenfalls dazu – nicht nur, weil ab 2027 die E-Rechnung im B2B-Geschäft zur Pflicht wird, wie wir im Beitrag zur E-Rechnungspflicht beschrieben haben, sondern weil eine formal fehlerhafte Rechnung dem Kunden eine bequeme Ausrede liefert, die Fälligkeit zu bestreiten. Und wenn du wiederkehrende Leistungen wie Wartung oder Betreuung abrechnest, ist ein sauberer Wartungsvertrag mit klaren Zahlungsmodalitäten dein bester Schutz vor Dauerbaustellen im Forderungsbuch.

Warum die EU dir gerade nicht hilft

Wer gehofft hatte, Brüssel würde das Problem säumiger Zahler bald zentral lösen, wird enttäuscht. Die EU-Kommission hatte im September 2023 eine Zahlungsverzugsverordnung vorgeschlagen (COM/2023/533), die Zahlungsziele im Geschäftsverkehr verbindlich auf 30 Tage hätte deckeln sollen – und zwar als unmittelbar geltende Verordnung statt als Richtlinie. Der Vorschlag stieß im Rat der Mitgliedstaaten auf massiven Widerstand, unter anderem wegen der starren Fristen für Branchen mit traditionell langen Zahlungszyklen. Nach mehreren gescheiterten Kompromissversuchen wurde er 2025 faktisch fallengelassen. In Kraft bleibt damit die bisherige Zahlungsverzugsrichtlinie 2011/7/EU mit ihren 60 Tagen für B2B-Geschäfte – die konkrete Durchsetzung liegt weiter bei dir und beim deutschen Recht.

Für deine Agentur ändert das wenig, weil die deutschen Regeln zu Verzug, Zinsen und Pauschale ohnehin greifen. Es ist aber eine nützliche Erinnerung: Auf eine bequeme europäische Rundum-Lösung zu warten, ist keine Strategie. Wer zuverlässig bezahlt werden will, baut sich seinen eigenen, konsequenten Prozess – von der Anzahlung über die Rechnung mit klarem Ziel bis zur Mahnung, die pünktlich und ohne schlechtes Gewissen rausgeht. Aus dem wütenden Blick aufs leere Konto wird so ein ruhiger Ablauf, den du im Griff hast.