E-Rechnungspflicht 2027: das gilt für Agenturen

Freitagnachmittag, das Projekt ist abgenommen, du schickst die Schlussrechnung als sauber gestaltetes PDF an einen deiner größeren Kunden. Zehn Minuten später die Antwort aus dessen Buchhaltung: „Können Sie uns das bitte als XRechnung schicken? Unser System nimmt seit dem Jahreswechsel nichts anderes mehr an." Kurzes Stirnrunzeln – du dachtest, ein PDF sei doch längst „digital". Ist es aber nicht, jedenfalls nicht im Sinne des Gesetzes. Und genau an dieser Stelle beginnt für viele kleine Agenturen ein Thema, das sich nicht mehr wegklicken lässt.

Dieser Beitrag ordnet ein, was hinter der E-Rechnungspflicht steckt, welche Fristen wirklich gelten, warum das Thema Agenturen gleich doppelt betrifft und was du konkret vorbereiten solltest – für dich selbst und für deine Kunden. (Das ist eine sachliche Einordnung und keine Steuer- oder Rechtsberatung; die verbindliche Bewertung deines konkreten Falls gehört in fachkundige Hände.)

E-Rechnungspflicht 2027: der Fahrplan im Überblick

Die Umstellung läuft in Stufen, und der wichtigste Termin liegt bereits hinter uns. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – ohne Ausnahme, unabhängig von Größe oder Rechtsform. Das Bundesfinanzministerium stellt in seinen FAQ klar, dass es dafür keine Übergangsfrist und keine Befreiung gibt. Ein funktionierendes E-Mail-Postfach reicht als Minimum, um eine E-Rechnung entgegenzunehmen.

Beim Versand gelten dagegen gestaffelte Übergangsfristen. In den Jahren 2025 und 2026 darfst du weiterhin klassische Rechnungen ausstellen – Papier oder PDF sind mit Zustimmung des Empfängers noch erlaubt. Ab dem 1. Januar 2027 wird es enger: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen dann grundsätzlich E-Rechnungen versenden. Wer darunter liegt – und das dürften die meisten kleinen Agenturen sein – bekommt ein weiteres Jahr Aufschub. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht dann für alle verbleibenden Unternehmen. Diese Staffelung bestätigt auch die IHK Region Stuttgart in ihrer Übersicht zur E-Rechnung.

Merke dir also zwei Zahlen: 2027 für die Größeren, 2028 für alle. Der Empfang ist längst Pflicht.

Was eine E-Rechnung ist – und was nicht

Der häufigste Denkfehler steckt schon im Eingangsbeispiel: „Ich schicke doch längst PDFs, das ist doch elektronisch." Rechtlich ist ein PDF aber nur ein digitales Abbild einer Papierrechnung – eine „sonstige Rechnung", kein strukturierter Datensatz. Eine echte E-Rechnung liegt laut BMF in einem strukturierten elektronischen Format vor, das eine automatische, maschinelle Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

In Deutschland haben sich dafür zwei Formate durchgesetzt. XRechnung ist ein reines XML-Format – für Menschen kaum lesbar, für Buchhaltungssoftware ideal. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist ein Hybrid: ein PDF, in das der strukturierte Datensatz eingebettet ist. Der Mensch sieht weiter ein normales Dokument, die Maschine liest den XML-Teil. Beide Formate erfüllen die Anforderungen; klassische Papier- oder reine PDF-Rechnungen tun es nicht.

Wichtig für die Praxis: Es gibt Ausnahmen von der Pflicht, eine E-Rechnung auszustellen. Dazu zählen laut BMF Rechnungen an Endverbraucher (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Leistungen. Auch Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen versenden. Von der Empfangspflicht aber ist niemand ausgenommen – auch der Kleinunternehmer nicht.

Warum das Thema Agenturen doppelt betrifft

Für dich als Agentur hat die E-Rechnungspflicht zwei Seiten, die leicht durcheinandergeraten.

Die erste ist banal, aber unausweichlich: Du bist selbst ein Unternehmen, das anderen Unternehmen Rechnungen stellt. Deine Kunden sind fast immer B2B. Das heißt, du musst E-Rechnungen empfangen können – schon heute – und sie ab 2027 beziehungsweise 2028 auch selbst versenden. Ein größerer Kunde mit sauber aufgestellter Buchhaltung kann schon jetzt darauf bestehen, deine Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD zu bekommen. Wer dann erst anfängt zu suchen, wie das eigene Tool das ausgibt, wirkt unprofessionell.

Die zweite Seite ist die interessantere: Deine Kunden fragen dich. Sobald das Thema durch die Fachpresse geht, landet die Frage „Muss ich da jetzt was machen?" bei der Person, die das Digitale betreut – und das bist oft du. Manche deiner Kunden betreiben Onlineshops, die Rechnungen an Geschäftskunden ausstellen. Für diese B2B-Rechnungen greift dieselbe Pflicht. Wer WooCommerce oder ein anderes Shopsystem aufsetzt, wird zunehmend gefragt werden, ob das System XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben kann. Das ist kein Randthema mehr, sondern ein konkreter Anlass, mit Kunden ins Gespräch zu kommen.

Empfangen kannst du längst – und trotzdem sind viele nicht bereit

Dass die Empfangspflicht seit Anfang 2025 gilt, heißt nicht, dass alle vorbereitet sind. Kurz vor dem Stichtag zeigte eine Bitkom-Befragung von 1.103 Unternehmen ab 20 Beschäftigten (veröffentlicht am 3. Dezember 2024), dass zu diesem Zeitpunkt erst 45 Prozent der Unternehmen überhaupt E-Rechnungen empfangen konnten – obwohl die Pflicht wenige Wochen später begann. Die Lücke zwischen Vorschrift und Realität war also erheblich, und in kleineren Betrieben dürfte sie noch größer gewesen sein.

Für dich ist das gute Nachricht und Warnung zugleich. Warnung, weil du selbst nicht zu den Nachzüglern gehören willst. Gute Nachricht, weil hier ein echter Beratungsbedarf entsteht: Wer seinen Kunden ruhig und sachlich erklären kann, was Pflicht ist und was nicht, positioniert sich als verlässlicher digitaler Partner statt als reiner Umsetzer.

Der Empfang selbst ist technisch simpel. Es reicht ein Postfach, in dem die E-Rechnung ankommt, plus ein Weg, den strukturierten Datensatz auch lesen zu können. Für XRechnung gibt es kostenlose Viewer, viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme zeigen die Formate direkt an. Wichtig ist nur, dass du die eingehende E-Rechnung nicht ignorierst oder als „kaputtes PDF" abtust.

Versenden: was bis 2027 und 2028 zu tun ist

Für den Versand lohnt ein nüchterner Blick auf drei Fragen. Erstens: Liegt dein Vorjahresumsatz über oder unter 800.000 Euro? Das entscheidet, ob für dich 2027 oder 2028 der Ernstfall ist. Zweitens: Welches Werkzeug nutzt du für deine Rechnungen? Gängige Rechnungs- und Buchhaltungslösungen können XRechnung und ZUGFeRD inzwischen ausgeben oder rüsten das nach – ein Blick in die Roadmap deines Anbieters spart später Hektik. Drittens: Wie kommt die Rechnung zum Kunden? Der Versand als E-Mail-Anhang ist zulässig; aufwendige Portale sind für kleine Agenturen selten nötig.

Der pragmatische Weg: nicht bis kurz vor Fristende warten, sondern in einem ruhigen Monat einmal testweise eine E-Rechnung erzeugen und an dich selbst schicken. Dann weißt du, dass dein Tool es kann – und stehst nicht unter Druck, wenn der erste Kunde es verlangt.

Compliance-Pflichten als wiederkehrendes Gesprächsthema

Die E-Rechnung reiht sich in eine Kette digitaler Pflichten ein, die für Agenturen ungemütlich klingen, in Wahrheit aber ein Türöffner sind. Ähnlich wie bei der barrierefreien Website als Pflicht und Chance gilt: Wer ein sperriges Thema in klare Schritte übersetzt, verkauft nicht Angst, sondern Entlastung. Solche Anlässe passen gut zu einem laufenden Betreuungsverhältnis – so wie ein Wartungsvertrag zum verlässlichen Standbein wird, weil er regelmäßig Berührungspunkte schafft.

Wichtig bleibt die Ehrlichkeit über die eigene Rolle. Du bist Umsetzer und digitaler Sparringspartner, nicht Steuerberater. Für die konkrete steuerliche Einordnung eines Kunden – etwa welche Formate sein Buchhaltungssystem verlangt oder ob eine Ausnahme greift – gehört der Verweis an die Steuerberatung dazu. Genau diese saubere Abgrenzung ist es, die dich glaubwürdig macht: Du kennst die Pflicht, du kennst die Technik, und du weißt, wo die fachliche Grenze verläuft.

Die E-Rechnung ist damit kein Bürokratie-Monster, das über Nacht kommt, sondern ein absehbarer Übergang mit klaren Terminen. Wer den Empfang heute sauber aufsetzt und den Versand bis 2027 beziehungsweise 2028 in Ruhe vorbereitet, hat das Thema abgeräumt – und nebenbei einen guten Grund, mit den eigenen Kunden über den nächsten Schritt ihrer Digitalisierung zu sprechen.