Arbeitszeiterfassung 2026: Pflicht für Agenturen

Stell dir vor, bei deiner dreiköpfigen Agentur klingelt die zuständige Arbeitsschutzbehörde durch und fragt, wie ihr die Arbeitszeiten eurer Angestellten dokumentiert. Die ehrliche Antwort vieler kleiner Studios wäre: gar nicht systematisch. Man kennt sich, man vertraut sich, Überstunden werden irgendwie verrechnet. Genau dieses Modell ist seit einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts juristisch angreifbar – und ein neuer Gesetzentwurf, der im Juni 2026 öffentlich wurde, würde die Pflicht demnächst in feste Form gießen. Höchste Zeit, das Thema vom „müsste man mal" auf die Liste der erledigten Dinge zu holen.

Dieser Beitrag ordnet ein, was bei der Arbeitszeiterfassung schon heute gilt, was der geplante Entwurf für kleine Agenturen ändern würde und welche Ausnahme ausgerechnet Betrieben in deiner Größe entgegenkommt. Vorab der wichtige Hinweis: Das ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung. Für die verbindliche Bewertung deines konkreten Falls führt kein Weg an einer fachkundigen arbeitsrechtlichen Beratung vorbei.

Arbeitszeiterfassung 2026: Was längst Pflicht ist – und was neu kommt

Der entscheidende Punkt zuerst, weil er oft untergeht: Die Pflicht, Arbeitszeiten zu erfassen, besteht bereits. Sie hängt nicht am neuen Gesetz. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden (Aktenzeichen 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber schon nach geltendem Recht verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten einzuführen. Das Gericht leitete das aus dem Arbeitsschutzgesetz ab, ausgelegt im Licht des EU-Rechts. Hintergrund ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (Rechtssache C-55/18), das von den Mitgliedstaaten ein „objektives, verlässliches und zugängliches System" zur Zeiterfassung verlangt.

Für dich als Arbeitgeber bedeutet das: Die Frage ist nicht, ob du erfassen musst, sondern nur noch wie. Und hier ist die Lage derzeit angenehm offen. Laut der IHK Rhein-Neckar schreibt das aktuelle Recht keine bestimmte Form vor – erfasst werden müssen Beginn, Ende und die Pausen des Arbeitstages, ob elektronisch oder auf Papier, ist bislang dir überlassen. Du darfst die Aufzeichnung sogar an die Mitarbeitenden delegieren; die Verantwortung für die ordnungsgemäße Dokumentation bleibt aber bei dir.

Was der Referentenentwurf 2026 vorsieht

In diese noch offene Lage kommt nun Bewegung. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales unter Ministerin Bärbel Bas hat einen Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes erarbeitet, der laut Handwerksblatt am 18. Juni 2026 öffentlich wurde. Kern des Entwurfs: Die elektronische Erfassung soll zum Standard werden, und zwar grundsätzlich am Tag der Arbeitsleistung. Das lose Nachtragen am Monatsende wäre damit passé.

Ein Entwurf ist allerdings noch kein Gesetz. Der Text befindet sich in der Ressortabstimmung zwischen den Ministerien, und bis zur Verabschiedung durch Bundestag und Bundesrat sind laut clockin noch Änderungen zu erwarten. Dass das Vorhaben scheitern kann, ist keine graue Theorie: Ein inhaltlich verwandter Entwurf des Vorgängers Hubertus Heil war 2023 im Verfahren stecken geblieben. Angepeilt ist aktuell ein Inkrafttreten zum 1. Januar 2027 – unter dem Vorbehalt, dass das parlamentarische Verfahren bis dahin durchläuft. Nimm dieses Datum also als Richtwert, nicht als Fixpunkt.

Die Übergangsfristen nach Betriebsgröße

Für kleine Agenturen ist der spannendste Teil des Entwurfs, dass die elektronische Pflicht nicht über Nacht und nicht für alle gleich käme. Vorgesehen sind gestaffelte Übergangsfristen, die sich an der Zahl der Beschäftigten orientieren. Nach der Darstellung des Handwerksblatts sollen Betriebe mit weniger als 250 Beschäftigten zwei Jahre Zeit bekommen, auf elektronische Erfassung umzustellen, und Betriebe mit weniger als 50 Beschäftigten sogar fünf Jahre.

Die für dich wichtigste Zahl steht am unteren Ende der Skala: Kleinstbetriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen nach dem Entwurf dauerhaft von der elektronischen Pflicht ausgenommen sein. Sie müssen die Arbeitszeit zwar weiterhin aufzeichnen, dürfen das aber auf Papier oder in einer einfachen Tabelle tun. Für die typische Webagentur mit einer Handvoll Mitarbeitenden heißt das: Selbst wenn der Entwurf so Gesetz wird, zwingt dich niemand zur Anschaffung eines Terminals oder einer teuren Softwarelösung. Die Pflicht zur Dokumentation bleibt, die Pflicht zur Technik nicht.

Was das konkret für deine Agentur bedeutet

Aus dieser Gemengelage lässt sich eine klare Handlungslinie ableiten. Erstens: Fang jetzt an zu erfassen, unabhängig vom neuen Gesetz. Die Pflicht besteht seit dem BAG-Urteil, und eine einfache, saubere Lösung ist schnell aufgesetzt – eine geteilte Tabelle mit Beginn, Ende und Pausen pro Person und Tag erfüllt die inhaltlichen Anforderungen bereits. Entscheidend ist nicht das Werkzeug, sondern dass überhaupt lückenlos dokumentiert wird.

Konkret genügt für den Anfang eine Tabelle mit fünf Spalten: Name, Datum, Beginn, Ende und Pausendauer. Pro Person eine Zeile pro Arbeitstag, am besten am selben Tag ausgefüllt – damit bist du bereits nah an dem, was der Entwurf später ohnehin verlangen würde. Lege die Datei dort ab, wo nur die Geschäftsführung Zugriff hat, denn Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten und unterliegen der DSGVO. Eine spezielle Software brauchst du dafür nicht; wichtiger als das Tool ist, dass die Erfassung zur festen Gewohnheit wird und niemand sie am Monatsende aus dem Gedächtnis rekonstruiert.

Zweitens: Lass dich von der Debatte um die elektronische Pflicht nicht nervös machen. Für einen Betrieb in der Größe einer kleinen Agentur ist die Kleinstbetriebsausnahme genau das, was sie verspricht – eine echte Entlastung. Du kannst eine schlanke Lösung wählen, die zu deinem Arbeitsalltag passt, statt in Vorauseile ein System zu kaufen, das für Hundertschaften gedacht ist.

Drittens, und das wird gern vergessen: Saubere Zeiterfassung schützt nicht nur vor Ärger mit der Behörde, sondern auch dich selbst. Wer dokumentiert, wie viele Stunden ein Projekt tatsächlich verschlungen hat, hat im nächsten Angebot belastbare Zahlen statt Bauchgefühl – und erkennt früher, wenn ein vermeintlich kleiner Auftrag zur Dauerbaustelle wird. Diese Daten sind dieselbe Grundlage, auf der auch eine faire Kalkulation und der Schutz der eigenen Marge stehen.

Die Grenze zwischen Angestellten und Freien

Ein Punkt, an dem kleine Agenturen regelmäßig ins Schlingern geraten: Die Erfassungspflicht gilt für Beschäftigte, also für angestellte Mitarbeitende. Für echte freie Mitarbeiter, die selbstständig auf eigene Rechnung arbeiten, gilt sie nicht. Wer allerdings freie Kräfte wie Angestellte einbindet – feste Arbeitszeiten, Weisung, dauerhafte Eingliederung ins Team –, bewegt sich schnell im Bereich der Scheinselbstständigkeit, und dann drehen sich die Vorzeichen. Die Frage der Zeiterfassung hängt also mit einer größeren zusammen, die wir im Beitrag zur Scheinselbstständigkeit mit Freelancern ausführlich behandeln. Wo die Grenze im Einzelfall verläuft, ist eine juristische Bewertung – und gehört entsprechend in fachkundige Hände.

Womit Verstöße geahndet werden

Bleibt die Frage, was eigentlich passiert, wenn man die Erfassung schleifen lässt. Hier ist die Lage differenzierter, als mancher Panikartikel glauben macht. Das bloße Nicht-Erfassen ist laut IHK Rhein-Neckar derzeit nicht unmittelbar bußgeldbewehrt. Gefährlich wird es erst in der zweiten Stufe: Fordert die Behörde dich auf, ein Erfassungssystem einzuführen, und kommst du dem nicht nach, drohen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro. Die Botschaft dahinter ist dieselbe wie bei vielen anderen Pflichten, die kleine Agenturen treffen – von der E-Rechnungspflicht bis zu den steuerlichen Grenzen der Kleinunternehmerregelung: Wer die Anforderung kennt und proaktiv eine schlanke Lösung aufsetzt, hat das Thema abgehakt, bevor es zum Problem wird.

Fazit

Die Arbeitszeiterfassung ist für Arbeitgeber keine Zukunftsmusik, sondern seit dem BAG-Urteil von 2022 geltende Pflicht – nur die Form ist bislang frei. Der Referentenentwurf von 2026 würde die elektronische Erfassung grundsätzlich zum Standard machen, gibt kleinen Betrieben aber großzügige Übergangsfristen und nimmt Kleinstbetriebe mit bis zu zehn Beschäftigten dauerhaft von der Technikpflicht aus. Für die typische Webagentur heißt das: Erfassen musst du schon heute, aufwendige Technik brauchst du voraussichtlich auch künftig nicht. Eine saubere, einfache Lösung jetzt aufzusetzen, erschlägt beide Fliegen mit einer Klappe – sie erfüllt die bestehende Pflicht und macht dich zugleich fit für ein mögliches neues Gesetz. Für die rechtssichere Umsetzung in deinem konkreten Fall ziehst du am besten arbeitsrechtlichen Rat hinzu.