Scheinselbstständigkeit: das Risiko mit Freelancern

Dein Lieblingstexter schreibt seit zwei Jahren fast jeden Kundentext, den deine Agentur ausliefert. Er arbeitet auf Rechnung, sitzt an drei Tagen die Woche in eurem Büro, nutzt euren Slack, eure Projektvorlagen und richtet sich nach eurem Redaktionsplan. Für dich ist er ein verlässlicher Freelancer. Für die Deutsche Rentenversicherung könnte er längst ein Angestellter sein – nur ohne Anmeldung, ohne Sozialabgaben, ohne Lohnsteuer. Und wenn das bei einer Betriebsprüfung auffliegt, zahlst nicht der Texter, sondern du.

Kleine Agenturen leben von flexiblen Freien: der Grafikerin für den Relaunch, dem Entwickler für das eine Shopify-Projekt, dem Fotografen für den Kunden-Shooting-Tag. Genau dieses Modell ist rechtlich heikler, als die meisten glauben. Wer die Grenze zwischen freier Mitarbeit und verdeckter Anstellung nicht kennt, riskiert Nachzahlungen, die eine Agentur mit einer Handvoll Leuten in ernste Schwierigkeiten bringen.

Scheinselbstständigkeit: warum es kleine Agenturen härter trifft

Von Scheinselbstständigkeit spricht man, wenn jemand formal als Selbstständiger auf Rechnung arbeitet, tatsächlich aber wie ein abhängig Beschäftigter eingebunden ist. Der Status hängt nicht davon ab, was im Vertrag steht oder ob eine Rechnung mit Umsatzsteuer gestellt wird. Entscheidend ist das tatsächlich gelebte Verhältnis – und das prüft die Rentenversicherung im Zweifel Jahre später anhand harter Kriterien.

Gerade kleine Teams sind exponiert. Wer nur drei feste Leute hat und Spitzen mit denselben zwei, drei Freien abdeckt, baut fast zwangsläufig enge, dauerhafte Arbeitsbeziehungen auf. Der Freelancer wird Teil des Teams, sitzt in den Weeklies, bekommt Aufgaben zugewiesen und arbeitet ausschließlich für deine Agentur. Genau diese Nähe, die den Arbeitsalltag angenehm macht, ist das rechtliche Problem.

Die zwei Fragen, auf die alles hinausläuft

Das Sozialgesetzbuch macht es im Kern an zwei Punkten fest. Nach § 7 Abs. 1 SGB IV ist Beschäftigung „die nichtselbständige Arbeit, insbesondere in einem Arbeitsverhältnis". Als Anhaltspunkte nennt das Gesetz ausdrücklich „eine Tätigkeit nach Weisungen und eine Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers".

Übersetzt heißt das: Bestimmt der Auftraggeber, was wann wo und wie gemacht wird? Und ist die Person so in den Betrieb eingebunden, dass sie faktisch wie eine Angestellte funktioniert? Je öfter du hier mit Ja antwortest, desto eher liegt eine abhängige Beschäftigung vor – unabhängig vom Etikett „Freelancer".

Weisung und Eingliederung: die entscheidenden Kriterien

Die Prüfung ist immer eine Gesamtabwägung, kein starres Punktesystem. Trotzdem gibt es klare Signale in beide Richtungen, die du im Alltag beeinflussen kannst.

Was für eine verdeckte Anstellung spricht

Kritisch wird es, wenn der Freie feste Arbeitszeiten einhalten muss, einen festen Arbeitsplatz in deinem Büro hat und dessen Ausstattung nutzt. Ein Warnsignal ist auch die Weisungsdichte: Wenn du nicht nur das Ergebnis bestellst, sondern laufend in die Ausführung hineinregierst, tägliche Aufgaben verteilst und Anwesenheit erwartest, verschiebt sich das Bild Richtung Anstellung.

Besonders schwer wiegt die wirtschaftliche Abhängigkeit. Arbeitet jemand praktisch nur für deine Agentur und bezieht von dir dauerhaft den Großteil seines Einkommens, fehlt das unternehmerische Element. Wer keine eigenen Kunden akquiriert, keine eigene Preisgestaltung durchsetzt und kein echtes Risiko trägt, sieht für die Rentenversicherung schnell aus wie ein Angestellter mit Rechnung.

Was für echte Selbstständigkeit spricht

Umgekehrt stärken diese Merkmale die Selbstständigkeit: mehrere Auftraggeber, ein eigenes unternehmerisches Risiko, eigene Betriebsmittel wie Laptop und Software, freie Zeit- und Ortseinteilung sowie die Freiheit, Aufträge auch abzulehnen oder von anderen erledigen zu lassen. Wer mit eigener Website, eigenem Auftritt und eigener Kundenakquise am Markt sichtbar ist, wirkt wie ein Unternehmen – nicht wie eine ausgelagerte Planstelle.

Für dich als Agentur heißt das: Behandle Freie wirklich wie externe Dienstleister. Beauftrage Gewerke und Ergebnisse, keine Anwesenheit. Lass ihnen ihre eigenen Werkzeuge und ihre eigene Zeiteinteilung. Und ermutige sie ausdrücklich, auch für andere zu arbeiten – das ist kein Kontrollverlust, sondern dein rechtlicher Schutz.

Was Scheinselbstständigkeit deine Agentur kostet

Der teure Teil kommt rückwirkend. Stellt eine Prüfung fest, dass jemand in Wahrheit angestellt war, schuldet die Agentur als Arbeitgeber die kompletten Sozialversicherungsbeiträge – und zwar den Arbeitgeber- und den Arbeitnehmeranteil. Den Arbeitnehmeranteil kannst du dir vom Betroffenen nur für einen sehr kurzen Zeitraum zurückholen, den Rest trägst faktisch du.

Nachgefordert wird rückwirkend, im Regelfall bis zu vier Jahre. Kann die Behörde Vorsatz nachweisen, verlängert sich die Verjährung auf bis zu 30 Jahre (§ 25 SGB IV). Dazu kommen Säumniszuschläge. Steuerlich droht Ärger obendrauf: Die Vorsteuer aus den Freelancer-Rechnungen kann rückwirkend gestrichen werden, und Lohnsteuer wird fällig.

Am gefährlichsten ist die strafrechtliche Seite. Das Vorenthalten von Arbeitnehmerbeiträgen ist nach § 266a StGB eine Straftat, die mit Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren oder mit Geldstrafe bedroht ist. Das ist kein theoretisches Restrisiko: Die Vorschrift richtet sich direkt gegen Geschäftsführer und Inhaber. Wer wissentlich Beschäftigung als freie Mitarbeit tarnt, spielt mit einem Ermittlungsverfahren.

Bitte behandle diesen Abschnitt als sachliche Orientierung, nicht als Rechtsberatung. Ob im Einzelfall Beschäftigung vorliegt, entscheidet immer die Gesamtschau – und die gehört bei ernsten Beträgen in die Hände einer Fachanwältin oder eines Steuerberaters.

Das Statusfeststellungsverfahren: Sicherheit statt Bauchgefühl

Du musst nicht raten. Über das Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV kannst du bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund verbindlich klären lassen, ob eine Tätigkeit selbstständig oder abhängig ausgeübt wird. Antragsberechtigt sind beide Seiten, und laut Deutscher Rentenversicherung ist es das zentrale Instrument, um genau diese Frage rechtssicher zu beantworten.

Ein praktischer Hebel steckt in der Frist: Wird der Antrag innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit gestellt und stellt sich Beschäftigung heraus, beginnt die Versicherungspflicht unter bestimmten Voraussetzungen erst mit dem Bescheid – nicht rückwirkend ab Tag eins. Wer früh fragt, begrenzt also das Nachzahlungsrisiko erheblich. Außerdem haben Rechtsmittel gegen einen Statusbescheid aufschiebende Wirkung, sodass bis zur Klärung keine Beiträge fällig werden.

Die Reform-Instrumente gelten nur bis Mitte 2027

Seit April 2022 ist das Verfahren deutlich praxistauglicher. Die Behörde entscheidet nun zunächst nur über den Erwerbsstatus – also die Grundfrage abhängig oder selbstständig –, nicht mehr kleinteilig über jeden einzelnen Versicherungszweig. Neu ist die Prognoseentscheidung: Liegt ein schriftlicher Vertrag vor, lässt sich der Status schon vor Tätigkeitsbeginn klären. Für Agenturen, die dieselbe Rolle immer wieder identisch besetzen, gibt es zudem die Gruppenfeststellung, eine gutachterliche Einschätzung für gleichartige Verträge.

Wichtig für die Planung: Diese vier Neuerungen sind befristet und gelten laut Rentenversicherung nur bis zum 30. Juni 2027, danach werden sie evaluiert. Wer die Prognoseentscheidung oder die Gruppenfeststellung nutzen will, sollte das also nicht auf die lange Bank schieben.

Fünf Weichenstellungen für die Agentur-Praxis

Erstens: Prüfe dein Freelancer-Portfolio ehrlich. Wer arbeitet seit Jahren fast ausschließlich für dich, an festen Tagen, mit deinen Mitteln? Das sind die Fälle, die du zuerst anschauen solltest.

Zweitens: Beauftrage Ergebnisse, nicht Anwesenheit. Ein sauberer Werkvertrag über ein definiertes Gewerk – „Landingpage nach Briefing bis Termin X" – ist rechtlich robuster als eine offene Beauftragung „für drei Tage die Woche". Wie du solche Projekte sauber aufsetzt und absicherst, zeigt unser Leitfaden zum Wartungs- und Dienstleistungsvertrag.

Drittens: Lass den Freien Freier sein. Keine Pflicht-Anwesenheit, keine festen Arbeitszeiten, kein fester Schreibtisch mit Namensschild. Eigene Geräte, eigene Software, eigene Zeiteinteilung – das gehört zusammen.

Viertens: Fördere mehrere Auftraggeber. Ein Freelancer, der offen für andere arbeitet, ist dein bester Beleg für echte Selbstständigkeit. Exklusivität ist bequem, aber riskant.

Fünftens: Nutze im Zweifel das Statusfeststellungsverfahren, bevor eine Betriebsprüfung dir die Antwort aufzwingt. Und denk die Kostenseite mit: Wenn eine Rolle rechtlich eigentlich eine Anstellung ist, gehört sie in deine Kalkulation – ein Punkt, der eng mit der Frage zusammenhängt, wie du deine Agentur-Preise kalkulierst.

Die gute Nachricht: Fast alle diese Weichen stellst du selbst, im Alltag, ohne großen Aufwand. Scheinselbstständigkeit ist kein Schicksal, sondern eine Frage, wie du Zusammenarbeit organisierst. Wer freie Mitarbeit als das behandelt, was sie sein soll – eigenständige unternehmerische Leistung –, nimmt dem Risiko die Schärfe und behält die Flexibilität, die kleine Agenturen brauchen.